Vorbereitung Präsentationsprüfung/Fachgespräch – Fachinformatiker

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Einleitung

Mit diesem Guide möchte ich euch eine Hilfestellung bei der Vorbereitung der Präsentation über eure Projektarbeit und dem anschließenden Fachgespräch. An dieser Stelle muss ich noch einmal erwähnen, dass alle Angaben keine Garantie für ein 100%iges Ergebnis sind.

Keine Angst vor Prüfungen.
Keine Angst vor Prüfungen.

Ich hoffe, ich kann euch dennoch einen sehr guten Eindruck von meiner Präsentationsprüfung und dem anschließenden Fachgespräch geben. Wer sich gut auf die aller letzte Prüfung vorbereitet, braucht in meinen Augen auch keine Angst vor dieser Abschlussprüfung zu haben. 🙂

Die Präsentationsprüfung

Was muss in die Präsentation?

Die Gliederung eure Präsentation könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

  • Eine Titelfolie
  • Eine Folie zur Gliederung, zum Inhalt oder zur Agenda
  • Eine Folie zu eurem Betrieb
  • Startphase
    • IST-Zustand
    • Projektauftrag/Sollkonzept
    • Projektbegründung
    • Eine/zwei Folie zu den Vorgaben, Ziele, Wünsche und Nichtkriterien
  • Planungsphase
    • Eine Folie zur Zeit-, Termin- & Ablaufplanung
    • Ressourcen- & Personalplanung
    • Kalkulation
  • Durchführungsphase
    • Allgemeine Durchführung beschreiben
    • Eine Folie zu den Problemen, die während des Projekts auftraten.
    • Projektumfeld: Handelt es sich um eine Software? Wenn ja, auf welchem System wird diese später ausgeführt?
    • Entwicklungsumgebung
    • Eine Folie, die kurz und knapp die Funktionen eurer Software beschreiben
  • Abschlussphase
    • Soll-Ist-Vergleich
    • Nachkalkulation
    • Qualitätsmanagement
    • Reflexion
  • Quellenangaben
  • Ende: Hier solltet ihr euch noch einmal für die Aufmerksamkeit bedanken und paar abschließend Worte findet. Beispielsweise “Ich bedanke mich für ihre Aufmerksamkeit und stehe ihnen nun für das anschließende Fachgespräch zur Verfügung”.

Wie sollte ich das Layout gestalten?

Beispiel Präsentationslayout Abschlussprüfung
Eine vereinfachte Darstellung eines möglichen Layouts..

Das Layout sollte beispielsweise wie eine typische Webseite aussehen. Ihr habt oben einen Header, danach den Body und dann den Footer. In den Header könnt ihr das Logo eurer Firma einblenden und eine Gliederungsleiste eurer Agenda, bei mir beinhaltete diese die vier Phasen meines Projekts. Durch Ändern der Textfarbe in der Gliederungsleiste habe ich die aktuelle Phase, in der ich mich gerade befinde, markiert.

Den Body-Bereich muss ich denke nicht erklären, deshalb gehen wir direkt zum Footer über. In diesem Bereich könnt ihr die aktuelle Foliennummer anzeigen und wie viele Folien es insgesamt gibt. Im unteren rechten Bereich habe ich zusätzlich meinen Namen eingeblendet.

Ich habe mich bewusst für dieses “altmodische” Layout entschieden, da mir dazu geraten wurde. Wer gerne mal etwas kreatives sehen will, sollte sich mal die Präsentation von Gerda Feldhaus ansehen.

Präsenationsdauer

Der Prüfungsteil A darf nicht mehr als 30 Minuten dauern. Demnach sagt man, dass die Präsentation quasi 50% ausmachen sollte – ergo 15 Minuten.

Der Prüfungsausschuss hat mir mitgeteilt, dass die Präsentationsdauer 15-20 Minuten beträgt.

Das Fachgespräch

Das anschließende Fachgespräch lässt sich mit folgendem realen Ablauf vergleichen. Ihr beendet gerade eine Präsentation über euer Produkt bei einem Kunden. Nun stellt euch einmal vor: Was passiert jetzt? Normalerweise stellen die meisten Kunden nun fragen zum Produkt und genau so sollte das Fachgespräch auch ablaufen. Die Prüfer befragen euch nun zu eurem Projekt. Hinterfragen also eure Handlungen und möchten wissen, was wäre wenn. Vielleicht fällt ihnen ja ein Konzeptionierungsfehler in eurem Projekt auf, wodurch das Projekt 10% teurer geworden ist. An sich ist dieser Fehler eigentlich nicht schlimm, eure Antwort auf das darauffolgende sollte aber mit Einsicht gekennzeichnet sein. Die Fragen im Fachgespräch beziehen sich demnach immer auf euer Projekt und auf mögliche andere Lösungswege.

Achtung: Das Schlimmste was euch passieren kann: Ihr habt vergessen eine Fremdleistung aus eurer Projektdokumentation als diese zu kennzeichnen. Dies können die Prüfer als Täuschungsversuch geltend machen und euch durchfallen lassen. 

Falls dies der Fall ist, werden die Prüfer – so vermute ich – gezielt auf dieses Dokument im Fachgespräch hinweisen. Ihr habt nun die Chance den Fehler zu zugeben und zu erklären, wieso ihr diese Leistung nicht als Fremdleistung gekennzeichnet habt.

Wie bereite ich mich darauf vor?

Der erste Schritt zur Vorbereitung ist das Lernen von Fachbegriffen. Ihr erwähnt in der Präsentation beispielsweise den Einsatz von PHP, XML oder JSON und im anschließenden Fachgespräch fragt einer der Prüfer, was dies denn genau sei.

Tipp: Lest all eure Dokumente – einschließlich der Präsentation – zu eurem Projekt und schreibt alle fachbegriffe heraus und verfasst somit euer eigenes “Fachlexikon“. 

Das nächst mögliche Szenario ist die “Was wäre wenn”-Frage. “Was wäre wenn sie an dieser  Stelle eine Datenbank statt eine XML-Datei benutzen würden?”. Auf solche Fragen solltet ihr gefasst sein und das könnt ihr nur, wenn ihr euch im Voraus über alle Entscheidungszweige in eurem Projekt bewusst werdet und andere Lösungswege kurz anschneidet und durchdenkt.

Tipp: Lest erneut eure Dokumentation und versucht mögliche Entscheidungen zu überdenken und andere Lösungsmöglichkeiten zu entdecken. “Wieso habe ich an dieser Stelle die Daten in einer JSON-Datei abgelegt, anstelle einer XML-Datei?”. Dadurch habt ihr nun eine mögliche Frage entdeckt und könnt den neuen Fachbegriff – XML – in euer Fachlexikon aufnehmen. 

Zum Schluss möchte ich noch anmerken, dass leider auch kaufmännische Fragen zum Projekt gestellt werden könnten. Ihr solltet euch also relativ fit auf diesem Gebiet machen.

Zu den folgenden Themen habe ich mich schlau gemacht:

Aufregung vor der Prüfung – Was tun?

Ein Heilmittel dagegen gibt es  nicht. Jeder Mensch ist aufgeregt vor einer Prüfung, auch wenn man es manchen nicht anmerkt. Was ihr unbedingt vermeiden solltet während der Prüfung:

  • Ständig von eurer Aufgeregtheit zu sprechen
  • Die Mitleidstour anzuwenden

Die Prüfer wissen, dass ihr aufgeregt seid. Stellt euch nur mal vor, ihr steht gerade vor einem Kunden und “heult” – in Anführungszeichen – rum, dass ihr so aufgeregt seid. Welchen Eindruck gewinnt der Kunde von euch, eurem Produkt und der Präsentation, die gleich folgen wird? Ihr müsst selbstbewusst auftreten und einen klaren Standpunkt vermitteln.

Aber was tun gegen diese Aufgeregtheit? Ganz einfach: Präsentieren, präsentieren, präsentieren! Es bringt nichts, die Präsentation das erste Mal vor den Prüfern zu halten. Wenn euch bei dem Gedanken an die Präsentation vor den Prüfern schlecht wird, dann haltet die Präsentation mehrmals vor einem Publikum eurer Wahl. Das stärkt euer Selbstvertrauen und macht schließlich euer Auftreten sicherer. Ihr könnt auch erst einmal ohne Publikum üben, unter realen Bedingungen. Dazu baut ihr euch einen Präsentationsraum nach, mit Beamer/Fernseher usw. und haltet die Präsentation vor keinem Publikum. Das nächste Mal filmt ihr das ganze, das simuliert ein Gefühl der “Beobachtung” und hilft euch mit diesem Gefühl klar zu kommen. Zu guter Letzt solltet ihr die Präsentation vor einem geschulten Fachpersonal halten, beispielsweise in eurem Unternehmen.

Hier findet ihr noch hilfreiche Lektüre zur Bewältigung von Prüfungsängsten.

Das sind alle Tipps, die ich euch mitgeben kann, damit ihr die Angst und die Aufgeregtheit in Griff bekommt. Viel Erfolg!

Checkliste für die Prüfung

  • Ausweis dabei
  • Präsentation dabei
  • Ausgedruckte Präsentation als Rückfallebene dabei
  • Präsentation und alle wichtigen Dokumente auf einem Stick dabei
  • Laptop und Netzteil, sowie sämtliche Adapter
  • Eine Funkmaus oder/und eine Fernbedienung für euren Laptop
  • Notizzettel
  • Uhr
  • Zettel und Stift
  • Ein Exemplar eurer Projektdokumentation

Tipp: Denkt euch alle möglichen Szenario aus und wie ihr auf diese reagieren werdet. Beispiel: was macht ihr, wenn kein Beamer, kein PC und kein Laptop funktioniert? – Richtig, ihr verteilt eure auf Zettel ausgedruckte Präsentation wie ein Profi. 

Wie mein Prüfungsteil A wirklich ablief

Meine Prüfungstermin war um acht Uhr morgens. Dementsprechend bin ich wirklich früh genug los gefahren, sodass ich bereits eine halbe Stunde früher da war. In dieser Zeit kann man sich prima noch einmal mental vorbereiten auf das, was gleich anstehen wird. Nutzt diese Zeit, um die ersten Worte noch einmal zu proben und eure Atmung unter Kontrolle zu bringen.

Um 8 Uhr wurde ich in den Prüfungssaal gebeten. Alle sechs Prüfer und Zuschauer saßen bereits im Raum. Vermeidet es einfach mit den Worten “Guten Morgen” oder “Guten Tag” in den Raum zu treten, ohne euch vorzustellen und den Prüfern die Hand zu reichen. Ich finde es komisch und irgendwie auch unhöflich, nicht jedem die Hand zu reichen und seinen Namen zu sagen – Es kann also nicht schaden, dies so zu praktizieren.

Nachdem ich mich vorgestellt hatte, wurde mir die Frage gestellt, ob ich mich gesund fühle und ob ich die Prüfung antreten will. Danach wurde mir der Ablauf dieser Prüfung geschildert und ich wurde aufgefordert mit den Vorbereitungen zu beginnen. In der Vorbereitungszeit habe ich sämtliche Dokumente und Notfallzettel ausgepackt und auf dem Tisch ausgebreitet, danach habe ich meinen Laptop an den Beamer angeschlossen. Der Prüfungsausschuss hat mich zu diesem Zeitpunkt gebeten, den Raum noch einmal zu verlassen, um eine interne Absprache durchzuführen. Nach fünf Minuten wurde ich hereingebeten und begann mit der Präsentation meines Projekts. Meine Präsentation dauerte übrigens 14 Minuten und 32 Sekunden. Danach wurde nahtlos das Fachgespräch vom Prüfungsausschuss eingeleitet.

Das Fachgespräch begann mit einer sehr unangenehmen Frage für mich. “Sie haben in ihrer Projektdokumentation ein Wunschkriterium aufgeführt, welches in der Präsentation nicht mehr vorkam”. Nervosität machte sich breit und ich hatte mich vorher informiert, dass man am besten ehrlich sein sollte, also antwortete ich:”Ich habe es schlicht weg vergessen”. Aber zum Glück fiel dies nicht weiter ins Gewicht, da ich eine sinnvolle und logische Erklärung abliefern konnte, wieso genau dieses Wunschkriterium sehr unwichtig war und auch nicht umgesetzt wurde.

Nun wurden Fragen vom nächsten Prüfer gestellt. Diese Fragen bezogen sich besonders stark auf das Projekt im Bezug auf das Konzept hinter der Software. Sprich, wie das API funktioniert und wie die Dienste untereinander kommunizieren. Auch hier kam die berühmt berüchtigte “Was wäre wenn”-Frage dran.

Der letzte Prüfer hat mich hauptsächlich zur Optimierung der Geschäftslogik befragt.

Alles in allem kann man also davon ausgehen, dass die Fragen in einem Fachgespräch sich hauptsächlich auf das Projekt beziehen. Wer also sein Projekt kennt, der muss keine Angst vor den Fragen haben.

Das Ergebnis meiner Prüfung war übrigens sehr nah an den 100% dran.

Hilfreiche externe Links

Zusammenfassung
Vorbereitung Präsentationsprüfung/Fachgespräch - Fachinformatiker
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Vorbereitung Präsentationsprüfung/Fachgespräch - Fachinformatiker
Beschreibung
In diesem Guide gebe ich euch Tipps und Tricks, wie ihr euch auf die Präsentationsprüfung und dem folgenden Fachgespräch vorbereitet.
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Kommentare

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2 Gedanken zu „Vorbereitung Präsentationsprüfung/Fachgespräch – Fachinformatiker

  • 14. Januar 2016 um 07:20
    Permalink

    Hallo Patrick,

    toller Artikel! Eine Kleinigkeit möchte ich aber anmerken: Es werden im Fachgespräch mitnichten ausschließlich Fragen zum Projekt gestellt. Das war vielleicht in deiner Prüfung so, aber grundsätzlich kann der Ausschuss alle möglichen Fragen stellen. Auch wenn sie keinen direkten Bezug zum Projekt haben.

    Herzlichen Glückwunsch zur bestandenen Prüfung und zum tollen Ergebnis!

    Viele Grüße!
    Stefan

    Antwort
    • 14. Januar 2016 um 10:04
      Permalink

      Hallo Stefan,

      das war mir durchaus bewusst, ist vielleicht im Artikel nicht so rüber gekommen. In der Regel ‘sollten’ die Fragen aber eigentlich zum Projekt sein und ich war froh, dass meine Fragen sich auch nur auf mein Projekt bezogen haben.
      Aber man sollte allgemein sehr Fit zu den Themen sein, dann klappt das schon.

      Grüße,
      Patrick Hausmann

      Antwort

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